为了加强校友工作相关档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为成立我校校友总会的各项工作服务，特制定本制度。

1、校友工作办公室设专人负责管理档案(光盘、图片、文字资料)，并按类装订、归档。

2、档案管理人员应确保归档文件材料完整、准确、系统。

3、学校各部门在借阅档案时，填写档案借阅登记表，并及时归还，最长借阅时间不得超过7天，归还的档案要进行检查、清点，并在登记簿上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借和携带档案外出，如果有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经校友办公室主任批准。

5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印（保护校友隐私），如工作需要，应按校友会有关保密规定办理。

6、各二级学院应按学校校友工作办公室要求按时提供有关校友工作的材料。